Software en AI-toepassingen naast je ERP, webshop of CRM

Wat houdt AI-consultancy binnen een bedrijf in?

AI is geen doel op zich. De vraag is: welk werk kost je team elke week tijd, en wat kan een computer daarvan overnemen? Soms is het antwoord een bestaande AI-tool die je team beter leert gebruiken. Soms is het een automatisatie tussen twee systemen. En soms is het een stuk software dat precies doet wat jouw bedrijf nodig heeft.

Wij komen uit de marketing en bouwen zelf software. Dat is een zeldzame combinatie: we begrijpen wat je wil bereiken bij je klanten, en we kunnen het ook bouwen.

Hoe een AI-traject verloopt

1. Intake. Welke processen kosten tijd? Waar zit de data? Wat mag AI wel doen, en wat niet?
2. Plan. Een overzicht met snelle winsten (bestaande tools beter inzetten) en maatwerk (wat we bouwen), met per onderdeel de verwachte tijdwinst.
3. Bouwen en testen. In korte stappen, met jouw team erbij. Je ziet snel iets werken.
4. Opleiden en opvolgen. Je team leert ermee werken. Wij blijven bereikbaar en bouwen verder als je bedrijf verandert.

Grapeness: een backoffice naast Odoo

Grapeness is een wijnhandel. Wij deden er eerst de performance marketing en de social media. Toen Grapeness overstapte op Odoo, zagen we waar het wrong: Odoo deed veel, maar sommige dingen niet zoals Grapeness ze wilde, binnen hun eigen processen.

Daarom bouwden we op de Odoo-API een aparte backoffice die achter de schermen het werk doet.

• Prijslijsten die zichzelf opmaken. De prijslijsten uit Odoo (pallet, horeca, groothandel) worden een verzorgde PDF in de huisstijl van Grapeness. Een prijslijst van 51 pagina’s staat er in enkele seconden.
• Automatisch vertaald met AI. Maakt Grapeness een product aan, dan vertaalt een taalmodel de teksten. Ook de volledige Odoo-website wordt zo vertaald, met nalezing waar het nodig is. Met meer dan 800 wijnen, elk met hun kenmerken, scheelt dat weken handwerk. 679 technische fiches stonden er in het Nederlands en het Frans in een kwartier.
• Kwaliteitscontrole op productdata. Welke wijnen missen de minimale kenmerken die een fles nodig heeft? De backoffice toont het, zodat niets onvolledig online komt.
• Pagina’s in bulk. Een pagina per wijndomein, gevuld vanuit één sjabloon en rechtstreeks naar de Odoo-website gestuurd.
• WijnDNA. Uit wat elke klant kocht, maakt de backoffice een smaakprofiel: wat drink je, wat vind je lekker en waarom, welke fles moet je nu proeven. Op het einde van het jaar wordt dat een persoonlijke mail en pagina in de stijl van Spotify Wrapped: de wijnreis van je jaar. 1.485 klanten kregen zo een profiel, met 4.455 persoonlijke aanbevelingen.

Belangrijk: niets wordt automatisch verstuurd of gepubliceerd zonder dat iemand van Grapeness op de knop drukt.

4 Business Software: een klein gat, een kleine app

4BS moest al zijn klanten informeren over belangrijk onderhoud. Ze gebruiken een e-mailmarketingtool, maar daar kunnen mensen zich uitschrijven, en wie uitgeschreven is, mist dan ook berichten die hij echt moet krijgen.

We bouwden een kleine applicatie die zulke service-berichten als transactionele mail verstuurt, via de eigen mailserver van 4BS. Zo bereikt een onderhoudsbericht elke klant, terwijl marketingmails netjes de uitschrijvingen blijven respecteren.

Voor hetzelfde team bouwden we ook een campagneplanner: zo’n 15 campagnes per kwartaal, over twee merken en twee talen, met de budgetten van softwarepartners erbij, in één overzicht.

Rule Zero: wat we zelf bouwden

Rule Zero is de webshop van Bjorn, gestart van nul en zonder distributeurs. Er draait een eigen ERP onder dat vanaf dag één inkoop, voorraad, orders, facturen, verzending via bpost, productfeeds en marketingmails automatiseert. In de eerste drie maanden haalde de shop bijna 400 bestellingen.

Een distributeur zei ons: “Wat jullie op twee maanden gebouwd hebben aan automatisatie en bedrijfsvoering, daar doen de meeste winkels tien jaar over.” Dat willen we ook bij klanten neerzetten. Meer over het ERP op de pagina software.

Wat we bouwen

• Backoffices en koppelingen naast je ERP, WooCommerce, WordPress, Teamleader, Brevo of je CRM. We zijn geen ERP-integrator: we bouwen wat ernaast nodig is.
• AI-vertaling en contentgeneratie voor producten, websites en documenten, met nalezing waar het moet.
• Documenten in bulk: prijslijsten, productfiches, offertes als PDF.
• Personalisatie uit klantdata: profielen, aanbevelingen, jaaroverzichten.
• Kleine applicaties die één concreet probleem oplossen.
• AI die in je bedrijfsdata kijkt (MCP). Met een MCP-server kan een AI-assistent zoals Claude veilig en enkel lezend in je ERP of CRM kijken. “Wat moeten we deze week bijbestellen?” of “Welke klanten bestelden dit kwartaal niet meer?” Bij Rule Zero werkt dat elke dag.

Hoe we bouwen: met AI, maar met verstand

Ja, wij programmeren met AI. We bouwen met Claude, het AI-model van Anthropic, en dat is een belangrijke reden waarom we in weken bouwen waar het vroeger maanden duurde. Sommigen noemen dat “vibe coding”.

Het verschil zit in wie aan het stuur zit. Bjorn heeft meer dan tien jaar ervaring in IT en webdevelopment en beheert al lang onze eigen servers. Hij begrijpt wat de AI schrijft, waarom, en wat er mis kan gaan. De AI typt sneller dan wij, maar de beslissingen over architectuur, beveiliging en data nemen wij.

Zo ziet dat er in de praktijk uit:

• Eerst het plan, dan de code. Elk project start met een geschreven opdracht, een architectuurdocument en een datamodel. De AI werkt binnen die afspraken, en elke afwijking wordt met een reden genoteerd.
• Vaste werkregels voor de AI. Elk project heeft een eigen handleiding met regels die de AI moet volgen. Bijvoorbeeld: bedragen nooit als kommagetallen opslaan, externe koppelingen altijd via een wachtrij laten lopen, en nooit schrijven in een systeem dat niet van ons is.
• Testen, zeker waar het om geld gaat. Voor elke wijziging aan prijzen, voorraad of facturen komt er eerst een test. Het Rule Zero ERP heeft er meer dan 200 testbestanden.
• Alles gedocumenteerd. Elke versie heeft een nummer en een verslag van wat er veranderde. Wie na ons komt, of jouw eigen IT-team, kan verder.

Waarom we met Claude werken

Er zijn veel AI-modellen. Wij kozen bewust voor Claude, van het Amerikaanse AI-bedrijf Anthropic, en gebruiken het elke dag: om software te bouwen, om teksten en vertalingen op te stellen, en als assistent in onze eigen bedrijfsdata. Ook deze website is mee met Claude gebouwd: de inventaris van onze oude site, het plan, de teksten en de code.

Waarom Claude:

• Sterk in programmeren. Met Claude Code werkt de AI in een volledig project: ze leest de bestaande code en documentatie, volgt de werkregels die we per project vastleggen, en voert wijzigingen door over meerdere bestanden heen. Zo bouwden we het Rule Zero ERP en de Grapeness-backoffice.
• MCP komt van Anthropic. Het Model Context Protocol, de open standaard waarmee AI veilig met je eigen systemen praat, werd door Anthropic ontwikkeld. Claude werkt er van nature goed mee, en wij gebruiken het in productie.
• Zorgvuldig. Claude volgt instructies nauwkeurig en zegt het als iets niet klopt of onzeker is, in plaats van iets te verzinnen. Dat past bij hoe wij met data en beveiliging omgaan.
• Je data wordt niet gebruikt om te trainen. Wat we via de zakelijke API van Anthropic verwerken, gebruikt Anthropic standaard niet om zijn modellen te trainen.
• Goed in het Nederlands en het Frans. Belangrijk voor de vertalingen bij Grapeness en voor tweetalige klanten.

We gebruiken Claude als gereedschap. Wie niet begrijpt wat de AI doet, ziet ook niet wanneer ze fout zit. Daarom zit er altijd iemand met ervaring aan het stuur.

Onze stack

Voor wie het technisch wil weten. We kiezen bewust voor bewezen, open technologie, dezelfde basis voor elk project:

• Applicaties: Laravel (PHP), met React voor de schermen.
• Databases: PostgreSQL en MySQL, met Redis voor wachtrijen en cache.
• Servers: eigen bare-metal servers, in containers (Docker), met Nginx en een reverse proxy ervoor.
• Netwerk en beveiliging: Cloudflare, DNS en nameservers, SSL, firewalls en endpointbeveiliging.
• AI: Claude via de API, en via MCP-servers voor AI die in je bedrijfsdata kijkt.

Veiligheid

• Aanmelden met tweestapsverificatie. In onze applicaties is 2FA verplicht, met rollen die bepalen wie wat mag zien en doen.
• Je bestaande systeem blijft de baas. Onze software schrijft enkel wat ze zelf beheert. Bij Grapeness mag de backoffice in Odoo maar een beperkt aantal dingen schrijven, en nooit iets wissen.
• AI enkel lezend. Een AI-assistent die via MCP in je data kijkt, kan niets wijzigen. Elke toegang hangt aan een gebruiker met dezelfde rechten als in de schermen, kan vervallen of ingetrokken worden, en elke vraag wordt gelogd.
• Niets zonder menselijke klik. Geen mail, publicatie of bestelling vertrekt automatisch zonder dat iemand op de knop drukt.
• Welke data naar AI gaat, kiezen we bewust. Per toepassing bepalen we welk model we gebruiken en wat het te zien krijgt. Klantgegevens gaan niet zomaar naar een AI.
• Geheimen blijven geheim. API-sleutels en wachtwoorden staan nooit in de code en niet op de publieke website.

Back-ups nemen we ernstig

• Databases: meerdere keren per dag een back-up.
• Websites en applicaties: volledige back-ups, bewaard op twee servers op twee verschillende locaties.
• Op de hostingserver zelf: nog eens een eigen back-up.
• De volledige serverinfrastructuur: apart geback-upt, naast de back-ups per website en per applicatie.

Het resultaat: valt er iets uit, dan zetten we het terug. Ook als het een volledige server is.

Geen Lovable, wel software die van jou is

Met AI-bouwplatformen zoals Lovable heb je snel iets dat werkt. Maar je blijft vastzitten aan hun platform en hun abonnement met AI-credits, ook als je die credits na een tijd niet meer nodig hebt. En als het platform verandert of stopt, heb je een probleem.

Wij werken anders:

• Eigen infrastructuur. We draaien eigen fysieke servers in België en bare-metal servers in een datacenter in Duitsland, voor onze eigen software, de websites die we hosten en de software van klanten.
• De software is van jou. Eens gebouwd, is en blijft de code van jou. Je kan ze bij ons laten draaien, op je eigen server zetten of naar een andere partij meenemen.
• Geen AI-abonnement om je software te laten werken. AI gebruiken we om te bouwen en voor taken waar ze echt goed in is, zoals vertalen en teksten opstellen. De rest is gewone, voorspelbare software die blijft werken zonder credits.